Парадоксы
онлайн-­мероприятий

Для участника: смотреть и слушать — тяжелый труд
Множество отвлекающих моментов, непривычный формат, отсутствие выделенного пространства, возможные помехи со связью — все это стало нашей реальностью с марта 2020 года. «Зумизация» выматывает участников, мешает сосредоточиться и снижает общую удовлетворенность мероприятием. Дефицит информации заставляет людей сильнее концентрироваться, чтобы получить максимум полезного с помощью аудио- и видеоканала, и, следовательно, они быстрее устают.

Для модератора: увидеть за пикселем эмоцию
Усложнилась задача модератора: как управлять дискуссией, когда ты не можешь оценить реакцию аудитории и других спикеров? Кристина Феоктистова, специалист по внутренним коммуникациям и корпоративной культуре АО «РАСУ», поделилась опытом: «Наше мероприятие было рассчитано на две компании, наибольшее количество подключений в моменте составило 350 человек. Это большая аудитория, которая смотрит только на тебя, а ты никого не видишь и не слышишь, не можешь ловить эмоции, настроение. В онлайн-­пространстве приходится рассчитывать только на себя, подбадривать слушателей и регулярно проверять, не потерян ли контакт».

Также дополнительной нагрузкой для модератора становится поддержание протокола и этикета. Например, приходится разъяснять участникам, как и когда включать веб-камеру и микрофон, какую предпочесть одежду, как выбрать фон и средства связи для общения. Психолог Маргарита Ушакова также советует модераторам чаще вовлекать слушателей в общение: интересоваться их мнением, приглашать отреагировать в определенном формате (поставить смайлик, поднять ладонь и т. п.). Это смещает фокус со спикеров и ведущих на участников, дает последним возможность ощутить свою значимость, реальность присутствия, влиять на происходящее.

Для спикера: увлечь нельзя потерять
В отрасли основные онлайн-­мероприятия имели научно-­практическую и обучающую направленность (тренинги, вебинары, лекции). Например, заседания рабочих групп WNA, тематические семинары и конференции Nuclear Energy Institute перешли в онлайн-­формат. В них участвуют обычно от 10 до 150 человек. Мероприятия проводились на разных платформах: MeetingZone, WebEx, GoToWebinar.

Один из участников, заместитель главного конструктора АСУ ТП — начальник управления стандартизации АО «РАСУ» Игорь Мищенко позитивно оценил свой опыт: «Онлайн формат очень эффективен. Два основных преимущества: повышение мобильности сотрудника и сокращение затрат на командировки для компании». Он уверен, что осенью какие-то мероприятия продолжатся в онлайн-­формате.

Действительно, спикерам и модераторам не нужно тратить время и корпоративные средства на командировки. Зато требуется участвовать в прогонах, осваивать и запоминать функционал, читать сценарий и следовать ему. Все это может съесть от 4 до 8 часов рабочего времени.

Еще одна сложность — написание речи или создание презентации. Выступление должно быть ярким и не длинным, а известное правило гласит: «Чем короче речь, тем дольше она готовится». Почему? Потому что внимание зрителя в онлайн-­формате драматически снижается из-за отсутствия прямого контакта, ощущения физического присутствия, кинестетических впечатлений. Основным каналом восприятия становится слух. А взрослый человек усваивает на слух лишь 20% информации, 30% — визуально, 40% — на слух с визуальным подкреплением, 60% — при устном обсуждении. И чем длиннее выступление, тем выше вероятность того, что слушатель утратит концентрацию. Значит, необходимо сокращать время выступления, чтобы максимально владеть вниманием зрителей. Этот тезис хорошо иллюстрируют слова генерального директора АНО «Корпоративная академия Росатома» Юлии Ужакиной: «Люди физически дальше, но контакт с ними стал плотнее. И нужно быть еще более лаконичным, точным, ярким — без „воды“».

Некоторые эксперты считают, что в ближайшем будущем популярностью будет пользоваться гибридный формат участия спикеров в мероприятиях: онлайн-­включение на очной конференции — например, из-за ограничений въезда в страну. По словам заместителя директора департамента коммуникаций — начальника Управления выставочной деятельности ЧУ «Русатом — Международная Сеть» Анны Белоконевой, спикер от Росатома не смог очно участвовать в конференции Korea Atomic Power Annual Conference 2020, проходившей 16−17 июля в Южной Корее, но организаторы устроили трансляцию его онлайн-­выступления внутри очной сессии.

Обучающие мероприятия, часть которых уже давно «живет» онлайн, с легкостью прошли процесс стопроцентного перехода в сеть. Корпоративная академия Росатома подсчитала: за четыре месяца пандемии более 21 тыс. человек прошли обучение или посмотрели в записи свыше 1 тыс. вебинаров академии.

О плюсах и минусах онлайна рассуждает К. Феоктистова: «Этот формат показал все свои достоинства и останется с нами надолго. Он решает проблему расстояний, существенно экономит время, избавляет от необходимости надолго отрываться от рабочего процесса. Однако не каждый способен воспринимать новую информацию в онлайн-­формате. Cкорее всего, он будет пользоваться спросом у более молодого поколения. Кто-то останется приверженцем классического очного формата — стоит отметить, что иногда, например при обучении, это действительно единственно возможный вариант».

Для организатора: контент и картинка
Основным парадоксом онлайн-­форматов для организаторов, помимо очевидных: адаптации к новому формату и пониманию необычного функционала площадок — можно назвать частичную передачу ответственности за результат участникам, модераторам и спикерам. Можно и нужно проверить качество подключения, функционал, написать сценарий и заложить в него время на дополнительные прогоны и прочее. Однако без интеллектуальной и эмоциональной мотивации, вовлеченности сложно заставить слушателя не отвлекаться, модератора — считывать эмоции с экранов, спикера — подготовить слайды с учетом сниженного внимания. В итоге можно получить онлайн-­эквивалент кошмара любого организатора — пустого зала: ноль зрителей, ведь отключиться от трансляции куда проще, чем уйти из первого ряда аудитории.

Проблема пассивности зрителей решается дроблением программы на короткие, быстро усваиваемые части с емкими выступлениями и подведением промежуточных итогов; также можно чередовать разные форматы: презентации, голосования, дискуссии и другие. Согласно опросам, абсолютное большинство зрителей онлайн-­мероприятий параллельно с просмотром иногда или постоянно решают посторонние задачи. Повысить вовлеченность помогут игровые механики: тесты, опросы, рейтинги, викторины. Специалисты советуют также доставлять участникам на дом промо-­материалы: они включают кинестетический канал восприятия и снижают общее ­утомление.

Аналитический портал организации мероприятий Event. Live выделил новый инструмент онлайн-­событий — челленджи (вызовы). По мнению экспертов портала, он внушает людям чувство безопасности, позволяет ощутить принадлежность к социальной группе, упрощает общение. Выполняя задания и делясь результатами друг с другом, участники реализуют потребность во внимании и одобрении со стороны общества. Например, можно предложить участникам поделиться фотографиями рабочих мест в общем чате, а спикеров попросить подключиться к трансляции в одежде определенного цвета. Эти задачи должен решать ­модератор.

Проблемой становится блеклость, незапоминаемость «картинки». Работая из дома, сложно контролировать фон видеотрансляции; проблемы со связью и низкий объем передаваемых данных ведут к «нечитаемости» слайдов; плохое подключение и отсутствие прогонов и репетиций — к черным экранам во время пауз. Решение — проработка сценария, дополнительные прогоны, репетиции с использованием тех же устройств и типов подключения, что и во время мероприятия, упрощение презентаций, акцент на визуальной составляющей. Все это требует вовлечения спикера и/или модератора. Если раньше они должны были только подготовить презентацию и прибыть на место выступления, то теперь им приходится активно участвовать в его подготовке. Организатором нужно закладывать дополнительное время на переговоры, консультации со спикером.

Элегантным решением, которое быстро завоевывает симпатии организаторов, стала студийная съемка основных площадок мероприятия. Пример — первая, установочная встреча спикеров, экспертов и участников отраслевого молодежного исследовательского онлайн-­марафона «Мой Росатом», прошедшая 27 июля. Марафон был организован Корпоративной академией Росатома в преддверии III Молодежного конгресса Росатома, который состоится в октябре. По аналогии с телемостами, организаторы вещали из студии, в оформлении которой сочетались материальные и виртуальные декорации. Модератором был опытный тренер, психолог, который смог «разогреть» аудиторию и удержать ее внимание.

Отдельно стоит сказать о проблеме нетворкинга. Некоторые организаторы после мероприятия рассылают личную информацию об одних участниках другим, что прямо противоречит требованиям о защите персональных данных. Конечно, есть общие чаты, онлайн-­визитки, но будем честны — мало кто использует эти инструменты. Неудобно. Альтернативы живому общению нет. В АО «­Техснабэкспорт» отметили: «Если в малых группах возможны онлайн-­диалог и свободная дискуссия, то главная сложность при организации крупных онлайн-­мероприятий — отсутствие возможности задать вопросы напрямую докладчику; это можно сделать только письменно, через модератора».

Личное общение бесценно?
Несмотря на прелести онлайна, не все компании готовы проводить мероприятия удаленно. Очный формат безоговорочно поддерживает, например, АО «ТВЭЛ», которое не перевело в онлайн свои международные мероприятия, а перенесло их на осень: «Считаем, что при взаимодействии с партнерами важны не только информационнно-­конференционный блок, но и личная коммуникация».

Профессиональные организаторы тоже за живой диалог. По словам директора фонда «Росконгресс» Александра Стуглева, для крупных международных выставок и конференций с участием ведущих игроков мировой атомной отрасли онлайн-­формат бесперспективен, ведь такие мероприятия выступают в качестве площадок для проведения коммерческих переговоров. «Онлайн-­формат не способен полноценно заменить такие крупные события, как Петербургский международный экономический форум (ПМЭФ), где имеет значение не только экономическая повестка, но и крайне важна атмосфера: присутствие первых лиц, уровень и статус участников, разговоры в кулуарах, культурная жизнь в рамках мероприятия. Однако отраслевые, тематические онлайн-­дискуссии, конкурсы и другие форматы безусловно останутся востребованными в мире после пандемии», — считает А. Стуглев.

Дефицит личного общения «сформирует большой отложенный спрос на офлайн-­мероприятия. Скорее всего, нас ждет огромный поток событий после того, как ограничения, вызванные коронавирусом, будут сняты», — отмечает Александр Федотенков, генеральный директор ООО «АТОМЭКСПО».

Однако для небольших узкоспециализированных отраслевых мероприятий онлайн-­формат приживется, считает эксперт управления коммуникаций АО ИК «АСЭ» Екатерина Потемкина: «Кроме безопасности, заботы о здоровье сотрудников и поставщиков, важна также экономия финансовых средств при проведении онлайн-­мероприятий (нет затрат на командировки, аренду площадок и т. д.), которая в условиях пандемии и надвигающегося экономического кризиса становится немаловажной».

А. Белоконева уверена, что пандемия изменила представления о форматах общения во всем мире: «Мы сначала вынужденно пришли к онлайн-­формату, потом он стал понятным и привычным, очень скоро станет обыденным. Плюс пандемия подстегнула технологическое развитие, необходимое для онлайн-­форматов, и наверняка эти технологии будут стремительно совершенствоваться. Но и очный формат не умрет, он необходим для установления крепких деловых отношений с партнерами. Мы полагаем, что очные форматы также ждут определенные изменения, связанные с мерами безопасности: более свободная рассадка участников, обязательное измерение температуры, масочный режим и раздача санитайзеров, управление потоками посетителей и т. п. Популярными станут бесконтактные технологии демонстрации информации, в том числе интерактивные, мы сейчас работаем над такими информационными продуктами».

Парадокс платформы: безопасность и/или функциональность?
Выбор платформы мероприятия диктуется в первую очередь отраслевой принадлежностью организатора. Внедряемые в отрасли продукты должны соответствовать единым требованиям информационной безопасности, которые достаточно высоки.

Внешние организаторы используют в основном Zoom, Zoom Business, MeetingZone, WebEx, GoToWebinar — традиционные площадки для вебинаров. Их типовой функционал: видео, аудио, чат, система напоминаний и интеграция в календари; можно подключить много участников и нескольких спикеров, демонстрировать экран, вести запись, проводить мгновенные опросы и тесты, делать рассылки.

Среди отраслевых инструментов большинству знакомы классические ВКС (видео­конференц-связь)-системы и «Скайп для бизнеса», которые функционировали исключительно внутри отрасли, без выхода вовне. Платформа Atom Space появилась как ответ на вызовы пандемии.

Начальник отдела информационных технологий АО «РАСУ» Виктор Бляшкин прокомментировал возможности отраслевых платформ: «Простой и надежный вариант — конференц-­коллы, которые можно связывать с ВКС, правда, без видео. Зато по IP‑телефонии можно подключать большое количество абонентов, и нагрузка на канал меньше, и лицензирование не требуется. Программная ВКС при мощном сервере позволяет организовать конференцию для 200−300 человек. Однако ненадежность отдельных узлов влияет на всех участников мероприятия, проблемы со связью у одного абонента могут привести к срыву совещаний».

По словам В. Бляшкина, «Скайп для бизнеса» — надежное, но недостаточно гибкое средство связи. В его лицензии множество ограничений, но таково условие соблюдения правил информбезопасности в отрасли, рассказывает эксперт: «Например, когда больше двух участников находятся вне контура корпоративной сети передачи данных (КСПД), нельзя использовать режим демонстрации рабочего стола и презентаций, что сразу сильно „бьет“ по функционалу. Подключаться можно только под учетными записями ГК, которые для внешних участников отсутствуют. Также Skype нужно устанавливать на компьютер — в этом минус по сравнению с программными вариантами Cisco Meeting или Atom Space, ссылки которых можно открывать в любых браузерах и операционных системах».

Платформа Atom Space была запущена АО «Гринатом» на год раньше как инструмент для безопасного общения не только с корпоративных, но и с личных устройств через Интернет. Изначально компания планировала использовать платформу Atom Space для расширения возможностей ВКС, сделать ее доступной каждому сотруднику отрасли. Однако огромный спрос на обучающие вебинары, онлайн-­конференции и онлайн-­обучение расширил функционал. Новые запросы отлично вписались в формат вебинара, который поддерживает платформа: Atom Space может объединять в одном подключении до нескольких тысяч участников.

За два месяца после запуска Atom Space использовалась более чем для 3 тыс. мероприятий с участием от трех до 250 человек. Сервис используют руководители Росатома из числа топ‑30: в среднем за месяц проводится около 10 мероприятий с участием генерального директора Росатома.

Ключевое преимущество Atom Space — доступ к ВКС из Интернета, что дает возможность подключаться к конференциям и сотрудникам отрасли, и внешним участникам. Более того, новая платформа стала интегратором для внедренных ранее инструментов: систем ВКС, клиента Skype for Business и IP‑телефонии. К Atom Space можно подключаться через аппаратное соединение, приложение или браузер.

В. Бляшкин прогнозирует развитие гибридного формата онлайн-­мероприятий: люди смогут общаться, например, по аппаратной и программной ВКС: «Надежность и гибкость всегда противопоставляются, поэтому выбирать нужно в зависимости от конкретной ситуации. В РАСУ мы используем аппаратную ВКС на базе Cisco Meeting Server — она дает возможность подключаться через приложение или браузер. Эта платформа дорогая и немобильная, но она использует стандартизированное аппаратное оборудование, работающее по стандартным протоколам, и риски сбоев минимальны. С ее помощью можно подключить большое количество участников, но помимо пропускной способности канала связи, она ограничена обязательной покупкой оборудования и лицензий. А связка ВКС и AtomSpace дает гибкость, благодаря которой мы можем собирать практически любые конфигурации мероприятий. Будущее — за развитием этой корпоративной платформы. Отмечу, что за рубежом при большом количестве совещаний по ВКС очень ценят живое общение. Поэтому глобально ничего не изменится, хайп онлайн-­общения понемногу спадет, ситуация с COVID‑19 стабилизируется, люди будут чаще встречаться лично и по привычке пользоваться онлайн-­сервисами».

Примером гибридного формата также стало выступление генерального директора госкорпорации «Росатом» Алексея Лихачева в рамках диалога об устойчивом развитии, организованного бизнес-­школой «Сколково» 17 июля 2020 года. Для этих целей Гринатом успешно интегрировал Atom Space с системой ВКС «Сколково».

«Нам повезло, что эта пандемия произошла в технологическую эпоху, еще 20 лет назад продолжать работу в том же темпе было бы невозможно, — отмечает А. Стуглев, обобщая опыт Росконгресса, который в режиме самоизоляции провел более 20 виртуальных мероприятий. — Однако новая реальность диктует свои правила игры: рынок онлайн-­мероприятий изобилует предложениями, и нужно искать возможности для продвижения своих ивентов, привлечения участников, зрителей, журналистов. Сейчас особенно важно сохранять качество контента, предлагать пользователю злободневные темы, авторитетных спикеров, самые технически совершенные и простые решения».